Serwis Polskiego Towarzystwa Genealogicznego

Szanowny Panie Prezesie,
dziękuję za wnikliwe spostrzeżenia na temat możliwości optymalizacji serwisu szukajwarchiwach.gov.pl. Przyjmuję je z uwagą. Podzielę się nimi ponadto z administratorem serwisu, którym jest Narodowe Archiwum Cyfrowe. W jego gestii była realizacja projektu, a nadal jest analiza informacji zwrotnych ze strony użytkowników. Ze swojej strony również czuwam nad procesem przekształcania obserwacji praktyków w konkretne techniczne rozwiązania. Nie w całości są to wprawdzie operacje, które poddawałyby się doraźnemu i niezwłocznemu wykonaniu (m.in. przez wzgląd na rygory trwałości projektu). Niemniej jednak żadne z proponowanych ulepszeń nie może zostać uznane za niemożliwe do wprowadzenia. Byłoby dla mnie źródłem szczególnej satysfakcji, gdyby – z pożytkiem dla wszelkich zainteresowanych, a wśród nich genealogów – udawało się sukcesywnie zwiększać komfort pracy w środowisku cyfrowym.
Odnosząc się w szczególności do obaw o dalsze działanie linków do dawnej wersji serwisu, zwracam uwagę na komunikat administratora w sprawie automatycznego przekierowywania ich do nowej wersji (https://www.szukajwarchiwach.gov.pl/web/aktualnosci). Tamże zamieszczone zostało zaproszenie do kontaktu z administratorem na wypadek potrzeby masowej konwersji linków.
Zakładam, że funkcjonalności serwisu będą przybliżać się do oczekiwań osób, które nim się posługują. Mam też nadzieję nadal korzystać z doświadczeń i obserwacji gromadzonych w toku działalności Polskiego Towarzystwa Genealogicznego.

Z wyrazami szacunku,

dr Paweł Pietrzyk

Sprawa: Zamknięcie starej wersji serwisu Szukaj w Archiwach

Szanowny Panie Prezesie,

cieszę się, że zasób archiwów państwowych jest pomocny środowisku genealogów.
Geneteka jako jeden z największych portali genealogicznych w Polsce jest dla nas istotnym partnerem. Właśnie dlatego, Narodowe Archiwum Cyfrowe kontaktowało się z Państwem, oraz kilkoma innymi, równie znaczącymi portalami, aby zaproponować współpracę z zakresie translacji linków. Rozumiem, że współpraca przebiegła pomyślnie.
Państwa uwagi przekazałam do zespołu odpowiedzialnego za rozwój serwisu Szukaj w Archiwach, aby mogli je przeanalizować i w miarę możliwości wdrożyć.

Kierując się porządkiem uwag zawartym w Państwa piśmie przekazuję następujące uwagi:
1. analizujemy dlaczego niektórym użytkownikom w pierwszej kolejności otwiera się obcojęzyczna wersja serwisu;
2. w zakresie informacji o nowościach w zasobie uruchomiliśmy newsletter, który zawiera informację o nowych skanach w serwisie za ostatni kwartał w
formie tabelarycznej, aby odpowiedzieć na potrzeby niektórych użytkowników;
3. na stronie archiwum planowane jest dodanie opcji sortowania po liczbie skanów w zespole;
4. w obecnej wersji serwisu możliwe jest filtrowanie rekordów z bazy PRADZIAD po: województwie, województwie sprzed 1999, miejscowości/gminie, miejscowości. Rekordy z bazy PRADZIAD stanowią integralną część serwisu. Planowane jest dalsze udoskonalanie prezentacji danych, więc chętnie będziemy przyjmowali wszelkie uwagi do analizy;
5. pracujemy nad możliwością przejścia do następnej/poprzedniej jednostki w obrębie zespołu. O nowych funkcjonalnościach będziemy informowali na bieżąco.
6. Pracujemy nad wprowadzeniem zmian w zakresie korzystania z linku do skanu, które powinny odpowiedzieć m.in. na Państwa potrzeby.
7. Obecnie numeracja skanów jest dostępna wyłącznie z poziomu widoku do przeglądania skanów (slajdera). Pracujemy nad dodaniem numeracji skanów również na poziomie strony jednostki.
8. Obecnie serwis posiada filtr zawężający listę wyników do rekordów z bazy PRADZIAD, które zawierają informację o materiałach metrykalnych. Z poziomu bazy PRADZIAD użytkownicy mają możliwość przejścia do poszukiwanego zespołu. Przeanalizujemy podniesioną przez Państwa kwestię, w celu dalszego udoskonalania procesu wyszukiwania aktów metrykalnych.
9. Filtr „tylko zdjęcia i skany” jest dostępny z poziomu listy z wynikami.
10. Opisy oraz skany materiałów archiwalnych prezentowane w serwisie Szukaj w Archiwach pochodzą w całości z Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej (ZoSIA). Jeśli zaś chodzi o ewentualne różnice w publikacji skanów w obu serwisach, Archiwa nie zgłaszały opóźnień w zakresie weryfikacji stanu opublikowania materiałów w serwisie szukajwarchiwach.gov.pl oraz ewentualnego uzupełnienia brakujących skanów. Trzeba jednak pamiętać, że w nowej odsłonie serwisu niektóre materiały są czasowo zdejmowane przez poszczególne archiwa w celu uzupełnienia skanów i opisów.

Oprócz wspomnianej wcześniej propozycji wsparcia największych serwisów, które przekierowują użytkowników do serwisu szukajwarchiwach.pl, zaproponowaliśmy również wsparcie indywidualnym użytkownikom (osobom fizycznym), którzy posiadają duże ilości linków do tego serwisu. Część użytkowników zdecydowała się skorzystać z takiego wsparcia.
Jesteśmy również otwarci na wsparcie innych podmiotów. Dodatkowo w związku ze zgłaszanymi przez użytkowników potrzebami, uruchomiliśmy również automatyczne przekierowanie linków ze starej wersji serwisu do szukajwarchiwach.gov.pl. Zapewniamy, że stale pracujemy nad jak największym komfortem użytkowników serwisu Szukaj w Archiwach.
Liczymy, że rozwiązania zaproponowane w przyszłości usuną ewentualne niedogodności, a serwis będzie ewoluował wraz z potrzebami wszystkich jego użytkowników.
Jednocześnie chciałabym przypomnieć, że pierwsze informacje o planowanym zamknięciu poprzedniej wersji serwisu zostały opublikowane w październiku 2018 r.
Przesuniecie daty zamknięcia starej wersji serwisu było podyktowane chęcią wprowadzenia części modyfikacji, które poprawiały komfort pracy użytkowników oraz przedłużeniem okresu zbierania uwag od użytkowników. Kolejne zmiany rozwojowe będą wprowadzane w najbliższych miesiącach.
Jednocześnie zachęcam do dalszego zgłaszania kolejnych propozycji zmian w serwisie szukajwarchiwach.gov.pl bezpośrednio na adres: szukajwarchiwach(at)nac.gov.pl.

Z wyrazami szacunku,
Malwina Rozwadowska
Dyrektor Narodowego Archiwum Cyfrowego