Uchwała nr 7/2024 Zarządu Polskiego Towarzystwa Genealogicznego z dnia 27 kwietnia 2024 r., określająca zasady zwrotu kosztów podróży służbowych odbytych przez osoby działające z upoważnienia Zarządu na rzecz Polskiego Towarzystwa Genealogicznego

1. PTG może na wniosek osoby działającej na rzecz PTG, dalej zwanej „wnioskodawcą”, zwrócić koszty przejazdów koniecznych np. do wykonania uzgodnionego z Zarządem PTG zakresu prac.

2. Wnioskodawca, który zamierza wystąpić o zwrot kosztów podróży przed jej rozpoczęciem powinien ustalić z Zarządem PTG jej cel i otrzymać drogą mailową zgodę, stosowne pismo lub upoważnienie.

3. Zwrot kosztów podróży służbowych odbytych przez osoby działające na rzecz PTG z upoważnienia Zarządu następować będzie na postawie biletów autobusowych, kolejowych (2 klasa) lub w przypadku podróży samochodem prywatnym na podstawie przejechanych kilometrów i wskazanych w oświadczeniu.

4. Oświadczenie wnioskodawcy występującego o zwrot kosztów podróży samochodem prywatnym zawierać powinno datę lub daty podróży, jej cel, trasę, ilość przejechanych kilometrów, markę, pojemność silnika, nr rejestracyjny pojazdu, ewentualnie dodatkowe informacje dla celu rozliczenia.

5. Stawka zwrotu za jeden kilometr nie może przekroczyć limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2002 nr 27 poz. 271 z późn. zm.) lub w rozporządzeniu, które je zastąpi (zwane dalej „Rozporządzeniem”).

6. Kwota zwrotu kosztów podróży samochodem prywatnym może być niższa niż stawki wskazane w Rozporządzeniu. W szczególności może to być kwota równa faktycznym kosztom zużytego na podróż paliwa lub każda inna kwota. W takiej sytuacji kwota zwrotu musi być uzgodniona przed podróżą przez wnioskodawcę i Zarząd PTG. Uzgodnienie niższej kwoty zwrotu nie zwalnia wnioskodawcy z obowiązku przedłożenia oświadczenia, o którym mowa w pkt. 4.

7. Zrealizowanie celu podróży jest warunkiem zwrotów kosztów podróży.

8. Przed zwrotem kosztów Skarbnik uzyska drogą e-mailową od wnioskodawcy oświadczenie potwierdzające realizację celu podróży (np. digitalizacji) i sposób przekazania zdigitalizowanego materiału zdjęciowego do użytku PTG (jeśli celem była digitalizacja).

9. Wypłatę zwrotu kosztów przez Skarbnika w formie przelewu poprzedzi akceptacja zwrotu przez jednego członka zarządu PTG i skarbnika drogą e-mailową do wiadomości Zarządu. W przypadku wątpliwości decyzję podejmuje Zarząd w trakcie zebrania.

10. W przypadku jeżeli zwrot kosztów podróży dotyczy członka zarządu akceptacja, o której mowa w pkt. 9, wymagana jest przez dwóch innych członków zarządu.

11. Zwrot kosztów następują w ciągu 7 dni od jego akceptacji na rachunek wskazany przez wnioskodawcę.

13. Uchyla się uchwałę Zarządu Polskiego Towarzystwa Genealogicznego nr 18/2018 z dnia 14 maja 2018 r. ...